Is Taxvrij echt belastingvrij? Zo haal je het maximale voordeel uit de regeling

Een boodschappenkar vol leuke producten via een fiscaal slimme regeling – dat klinkt aantrekkelijk. Met Taxvrij® kunnen werknemers hun brutoloon, overuren of verlof omzetten in een bestedingsbudget bovenop de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Dit biedt kansen, mits je als werkgever goed weet hoe je het toepast. Want hoewel er fiscale spelregels zijn, kun je met de juiste inrichting wél voordeel behalen voor zowel werkgever als werknemer.

In dit artikel lees je hoe Taxvrij werkt, waar je op moet letten en hoe je er gebruik van kunt maken.

Wat is Taxvrij?

Taxvrij is een platform waarmee werknemers een belastingvrij budget kunnen besteden –tussen de 50 en 100 euro per maand. De kracht zit in de mogelijkheid om brutoloon, verlof of overuren om te zetten in een vergoeding bovenop de vrije ruimte van de WKR.

Eigenlijk is het een moderne variant van de bekende cafetariaregeling: een flexibele manier om arbeidsvoorwaarden fiscaal vriendelijk te optimaliseren. Dit kan werknemers nét wat extra koopkracht geven zonder dat de loonkosten voor werkgevers stijgen.

De fiscale basis: hoe werkt de WKR?

De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als eindheffingsloon. Zolang dit binnen de vrije ruimte past, blijft het belastingvrij. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan geldt een 80% eindheffing.

Binnen het model van Taxvrij wordt gestreefd naar een kostenneutrale uitvoering voor de werkgever. Dat betekent dat werknemers zelf kiezen om brutoloon, vakantiedagen en/of overuren uit te ruilen, zodat de belastingdruk in balans blijft. Voorwaarde is wel dat alles zorgvuldig wordt vastgelegd en uitgevoerd.

Belangrijke aandachtspunten:

• Het loon mag door uitruil nooit onder het wettelijk minimumloon (WML) komen, zoals opgenomen in de Taxvrij calculator. 

• Deelname aan Taxvrij is vrijwillig en er vindt schriftelijk een overeenstemming plaats door middel van een uitruilovereenkomst. 

• Houd rekening met een doelmatigheidsgrens van €2.400 per jaar per werknemer als toetsingskader van de Belastingdienst.

Zo maak je het een succes

Een Taxvrij-constructie en regeling kan prima werken wanneer je organisatie een WKR-administratie heeft en medewerkers bewust kiezen voor deelname. Succesvolle toepassing vraagt om:

• ✅ Geen noodzakelijke vrije ruimte in de WKR.

• ✅ Werknemers die boven WML verdienen profiteren van netto voordeel met brutoloon en verder iedereen profiteert met overtollige verlofdagen of overuren 

• ✅ Goede interne afstemming tussen HR, Payroll en Finance voor een eenmalige afstemming en verwerking waarbij alleen gekeken moet worden of de medewerker niet over de 2400 euro doelmatigheidheidsgrens gaat en de vrije ruimte verder geen rol speelt

Wanneer is voorzichtigheid geboden?

De regeling vraagt om zorgvuldigheid. Zodra de vrije ruimte (bijna) op is of werknemers rond het minimumloon zitten, kan het fiscaal minder gunstig uitpakken. Ook heeft uitruil invloed op SV-loon, dagloon en pensioenopbouw.

Daarom is het verstandig om medewerkers goed te informeren over de effecten op hun uitkeringen, toeslagen en pensioen. Zo blijft de keuze bewust én eerlijk.

Praktijkvoorbeeld

Een werknemer wil maandelijks €100 besteden via de app.

1. Situatie A: Er is nog vrije ruimte in de WKR. Het bedrag kan belastingvrij worden vergoed — de werknemer profiteert direct.

2. Situatie B: De vrije ruimte is op. Normaal gesproken zou de werkgever 80% eindheffing betalen, maar in het Taxvrij-model wordt dit gecompenseerd via de inruil van een extra stukje looncomponent met een voordeel tot 77%. 

Veelgestelde vragen

Is Taxvrij goedgekeurd door de Belastingdienst?

De kennisgroep heeft een standpunt ingenomen waarbij men goedkeurd dat de medewerker de eindheffing mag compenseren. Met een juiste toepassing kun je dus binnen de fiscale kaders blijven (Cafetariaregeling).

Mag ik altijd €2.400 per persoon aanwijzen?

€2.400 is een doelmatigheidsgrens binnen de gebruikelijkheidstoets.

Wie draagt het risico bij overschrijding van de WKR?

De werkgever betaalt de eindheffing. Bij Taxvrij wordt de WKR standaard overschreden en is er geen verrassing. De medewerker compenseert de werkgever daarvoor.  met goede monitoring en duidelijke afspraken kun je dit risico uitstekend beheersen

Kan dit bij werknemers rond het minimumloon?

De Taxvrij calculator houdt rekening met het WML, omdat het loon na uitruil niet onder het WML mag zakken.. Rond het WML betaalt de medewerker ook weinig premies dus ook.

Wat zijn de gevolgen voor pensioen en toeslagen?

Uitruil verlaagt het SV- en pensioengevend loon. Dat kan invloed hebben op dagloon, pensioen en sommige toeslagen. Dit geldt voor iedere uitruil met bruto looncomponenten (zoals een leasefiets, etc). Een heldere toelichting aan werknemers voorkomt misverstanden, dit is opgenomen in de Taxvrij uitruilovereenkomst die iedere medewerker dient te tekenen. 

Conclusie: fiscaal voordeel met de juiste voorbereiding

Taxvrij biedt interessante mogelijkheden bovenop de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR), mits goed ingericht. Met een actuele WKR-monitoring, duidelijke communicatie naar werknemers en aandacht voor fiscale voorwaarden, kan het zowel werkgevers als werknemers voordeel opleveren.

Met andere woorden: Taxvrij is niet automatisch belastingvrij, maar mét de juiste aanpak kun je er wél fiscaal slim mee omgaan.