Werkkostenregeling (WKR) 2026: De essentiële kennis voor werkgevers en HR-professionals

In het artikel gaan we in op:

• Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

• Wat is de vrije ruimte in de WKR?

• Wat is de vrije ruimte in 2026?

• Welke gerichte vrijstellingen zijn er?

• Werkgevers en inzicht in de WKR-vrije ruimte

• Hoe kun je de vrije ruimte optimaal benutten?

• Hoe kan ik als werkgever de WKR optimaal inzetten?

• Wat zijn de randvoorwaarden voor salaris uitruil?

• Wat zijn slimme tips om de WKR optimaal in te zetten?

• Hoe kan ik extra voordelen aanbieden bovenop de vrije ruimte van de WKR?

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen geven. In plaats van meerdere losse regelingen werk je met één systeem: een percentage van de totale fiscale loonsom dat beschikbaar is als vrije ruimte.

Binnen deze vrije ruimte mag je medewerkers belastingvrije extra’s geven. Hoe hoger de loonsom, hoe groter de beschikbare vrije ruimte.

Belangrijke componenten van de Werkkostenregeling (WKR)

De Werkkostenregeling (WKR) kent drie belangrijke onderdelen:

• Gerichte vrijstellingen

• De vrije ruimte

• Nihilwaarderingen

Door deze onderdelen slim toe te passen benut je de WKR optimaal.

Wat zijn gerichte vrijstellingen in de Werkkostenregeling?

Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen met een zakelijk karakter die buiten de vrije ruimte WKR vallen. Omdat deze kosten direct werkgerelateerd zijn, mogen ze onbelast worden vergoed.

Voorbeelden van gerichte vrijstellingen:

• Reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer

• Studiekosten en opleidingskosten

• Veiligheidsmiddelen zoals helmen en beschermende kleding

Zolang je voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst, betaal je hierover géén loonbelasting en géén 80% eindheffing. Gerichte vrijstellingen zijn daarom bijzonder aantrekkelijk binnen het WKR-beleid.

Wat is de vrije ruimte binnen de WKR?

De vrije ruimte is het deel van de fiscale loonsom dat je jaarlijks belastingvrij mag besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan medewerkers.

Vergoedingen die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen, gaan ten laste van de vrije ruimte wanneer je ze onbelast wilt verstrekken.

Blijf je binnen de vrije ruimte? Dan betaal je geen loonbelasting.
Ga je eroverheen? Dan betaal je een eindheffing van 80% over het bedrag van de overschrijding.

Wat zijn nihilwaarderingen binnen de WKR?

Nihilwaarderingen zijn voorzieningen op de werkplek die fiscaal worden gewaardeerd op €0. Deze verstrekkingen tellen niet mee voor de vrije ruimte WKR en zijn dus onbelast.

Voorbeelden van nihilwaarderingen:

• Gebruik van bedrijfsmiddelen op de werkplek (zoals computers en telefoons)

• Maaltijden op de werkplek (zoals fruit of een kop koffie)

• Parkeerplaatsen op het terrein van de werkgever

Deze voorzieningen hebben geen impact op je vrije ruimte.

Wat is de vrije ruimte WKR in 2026?

De vrije ruimte WKR 2026 is verruimd ten opzichte van eerdere verwachtingen.

Voor 2025 (en doorgezet in 2026) gelden de volgende percentages:

• Tot €400.000 fiscale loonsom: 2%

• Over het meerdere boven €400.000: 1,18%

Dit betekent dat werkgevers meer ruimte krijgen om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen toe te kennen, vooral organisaties met een loonsom rond of onder €400.000 profiteren hiervan.

Door tijdig te berekenen hoeveel vrije ruimte je hebt, voorkom je dat je aan het einde van het jaar geconfronteerd wordt met de 80% eindheffing.

Hoe kun je de vrije ruimte WKR optimaal benutten?

Een goede planning is essentieel. Door vooraf inzicht te hebben in je beschikbare vrije ruimte WKR, kun je strategisch keuzes maken binnen je HR- en beloningsbeleid.

1. Vitaliteitsbudget via de WKR

Veel werkgevers zetten de Werkkostenregeling in voor vitaliteit. Denk aan een maandelijkse bijdrage van €15 tot €50 die medewerkers kunnen gebruiken voor sport of gezondheid.

2. Salaris uitruil binnen de WKR

Met salaris uitruil kunnen werknemers brutoloon uitruilen voor onbelaste arbeidsvoorwaarden binnen de vrije ruimte.

Voordelen:

• Meer koopkracht voor de werknemer (tot circa 40% voordeel)

• Besparing op sociale lasten voor de werkgever (tot circa 18%)

Hierbij wordt de waarde binnen de WKR uitgeruild, waardoor geen loonbelasting verschuldigd is.

Wat zijn de randvoorwaarden bij salaris uitruil?

Hoewel salaris uitruil aantrekkelijk is, zijn er aandachtspunten:

• Invloed op toeslagen en grondslagen: een lager brutoloon kan effect hebben op toeslagen of pensioenopbouw.

• Duidelijke kaders en bestedingsdoelen: bepaal samen waarvoor de vrije ruimte wordt ingezet, bijvoorbeeld vitaliteit of duurzaamheid.

Een zorgvuldig WKR-beleid is cruciaal.

Praktische WKR tips om de vrije ruimte te besparen

Met slimme keuzes kun je de Werkkostenregeling optimaal inzetten zonder je vrije ruimte onnodig te belasten.

Voorbeelden van WKR tips:

• Verjaardagscadeaus via de kleine geschenkenregeling

• Lunchvoorzieningen met een kleine eigen bijdrage

• Verkoop of aankoop van bovenwettelijk verlof buiten de WKR

• Teamuitjes via een personeelsvereniging

• Fietsregeling of leasefiets voor woon-werkverkeer (buiten de vrije ruimte)

Door goed onderscheid te maken tussen vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen benut je de fiscale voordelen maximaal.

Hoe voorkom je dat je vrije ruimte onnodig belast wordt?

Het is belangrijk om vergoedingen niet automatisch in de vrije ruimte te plaatsen. Sommige kosten kunnen mogelijk onder een gerichte vrijstelling vallen.

Voorbeeld: bedrijfsfitness kan onbelast zijn wanneer dit onderdeel is van het arbobeleid.

Zorg daarom dat je volledig inzicht hebt in:

• Welke vergoedingen onder de WKR vallen

• Welke uitgaven onder gerichte vrijstellingen vallen

• Welke voorzieningen als nihilwaardering gelden

Door strategisch om te gaan met de Werkkostenregeling (WKR) creëer je een aantrekkelijk benefits pakket én voorkom je onnodige belastingdruk.

Hoe kan ik extra voordelen aanbieden bovenop de vrije ruimte van de WKR?

Sinds 2025 is er ook de mogelijkheid om bovenop de vrije ruimte medewerkers een extra budget te geven, zonder kosten voor de werkgever en alsnog een groot voordeel voor medewerkers. Deze regeling heet Taxvrij.

Hoe werkt het

Medewerkers kunnen maandelijks een deel van hun bovenwettelijke vakantiedagen, overuren of brutoloon inruilen. Zo ontvangt een medewerker wel 77% meer als bij normaal uitbetalen. De inruil compenseert de werkgever voor het maandelijks gegeven Taxvrij budget, de 80% eindheffingsbelasting en de Taxvrij administratiekosten. Bij de inruil wordt ook rekening gehouden met de belasting en premie voordelen voor de werkgever, die zoveel mogelijk aan de medewerker worden gegund. Zo heeft de medewerker een optimaal belastingvoordeel en blijft de werkgever volledig kostenneutraal.